L’importanza delle piccole cose: perché ogni minuto è prezioso quando è in gioco la produttività

A nessuno piace perdere tempo, che tu sia un dipendente occupato a completare il lavoro quotidiano o il proprietario di un’azienda, il tempo è denaro.

Secondo una nuova ricerca1, i lavoratori perdono in media 46 minuti al giorno a causa di tecnologia lenta. Un dipendente su cinque ammette di perdere la concentrazione a causa dei rallentamenti della tecnologia. La regolarità con cui si affrontano questi problemi può anche portare alla perdita di personale: un dipendente su 10 afferma che, a causa dei regolari problemi informatici o legati ai software, cresce il desiderio di abbandonare il proprio lavoro2. La tecnologia deve dunque migliorare e facilitare il lavoro, anziché rappresentare un ostacolo.

Esperienza utente intuitiva

 

Una delle principali sfide degli investimenti tecnologici volti a migliorare la produttività nell’ambiente di lavoro è il bilanciamento tra le funzionalità e l’esperienza utente. Non bisogna dimenticare che a utilizzare questi sistemi sono le persone, perciò anche se un software o un dispositivo è il migliore sul mercato in termini di funzionalità, potrebbe non essere ideale per raggiungere il livello di produttività desiderato. Infatti, se i dipendenti trovano difficile l’utilizzo di una tecnologia nell’ambiente di lavoro, è probabile che perdano tempo a cercare una soluzione o addirittura ne evitino l’utilizzo, optando per alternative più familiari o processi manuali preesistenti inefficienti.

Una ricerca ha rilevato che quasi tre quarti dei dipendenti ammette di condividere le informazioni con i colleghi, contro il 60% che le trasmette a persone esterne all’organizzazione, tramite strumenti di condivisione dei files non conformi e non forniti dall’azienda3. Oltre a ridurre potenzialmente la produttività quotidiana nei processi aziendali, questa pratica aumenta il rischio di perdita dei dati e la violazione della sicurezza, con gravi conseguenze per l’azienda. La fruibilità a un livello base e intuitivo deve essere la caratteristica principale di qualsiasi tecnologia nuova o emergente.

Tecnologia produttiva e affidabile per l’ufficio

 

Tutto ciò è ancora più importante negli ambienti di lavoro odierni e in rapida evoluzione, in cui le organizzazioni scelgono sempre più spesso di adottare modelli di lavoro ibridi. Questi nuovi metodi di lavoro cambiano il modo in cui i dipendenti interagiscono con i sistemi dell’ufficio e, di conseguenza, ciò su cui le aziende devono investire. Se le aziende adottano un modello di lavoro in cui i dipendenti lavorano prevalentemente da casa, è probabile che una persona si rechi in ufficio quando è necessario svolgere un compito che non può essere svolto a distanza, come partecipare a riunioni in presenza o utilizzare hardware specializzati. È quindi importante che la tecnologia dell’ufficio consenta ai dipendenti di completare queste attività nel modo più efficiente possibile, in modo da rendere produttivo il loro tempo in ufficio.

Un’ulteriore considerazione riguarda l’assistenza. Se le organizzazioni impiegano un minor numero di dipendenti in ufficio, è meno probabile che dispongano del supporto IT in loco per risolvere eventuali problemi. Di conseguenza, l’intera tecnologia deve essere affidabile, evitando problemi tecnici che potrebbero causare tempi di inattività non facilmente risolvibili e impedendo ai dipendenti di essere produttivi sul luogo di lavoro. Consapevoli di tutto ciò, le organizzazioni potrebbero valutare l’idea di investire in un numero inferiore di dispositivi, ma più avanzati, in grado di offrire maggiore produttività e affidabilità.

Naturalmente, è questa connettività ad aver consentito al modello di lavoro ibrido (dove alcune persone lavorano in ufficio e altre da casa) di funzionare in modo efficace. Dispositivi tecnologici come stampanti e multifunzione devono facilitare una connettività efficiente tra tutti, ovunque si trovino, senza processi complicati o risultati inaffidabili. In breve, questi sistemi devono essere progettati per ridurre il tempo che l’operatore impiega per utilizzarli e ottimizzare le funzioni che aumentano la produttività, come trasformare i documenti stampati in informazioni digitali disponibili a tutti.

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2021-03-24T10:49:58+00:00